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ここ数年で多くの組織がリモートワークを導入してきたことは間違いありません。ビジネスミーティングはビデオ会議プラットフォームを介して行われ、ファイルはクラウドを介して共有されるようになりました。

ゆっくりと、しかし確実に、この体制にはメリットがあることが明らかになってきました。従業員はオフィスに行く必要がなくなり、以前ほど制約もなくなりました。しかし、それ相応のデメリットも存在します。 

リモートワークの導入によって特に問題となったのは、署名の作成と使用が難しくなったことです。かつて会社で署名が必要だった場合、署名をオフィスに郵送しなければならなかった可能性が高いでしょう。 

明るい面としては、2000年に制定された米国連邦法により、電子署名は手書き署名と同等の法的効力を持つと定められました。ここで問題となるのは、モバイルデバイスしか頼りにできない場合、どのように電子署名を作成し、使用できるかということです。 

モバイルアプリをインストールする 

iPhoneで文書に署名を追加できるiOSのマークアップ機能は、かなり機能が制限されています。モバイル端末で電子署名を作成したり、特定の文書に署名したりしたい場合は、サードパーティ製のiOSアプリをインストールするのが最善策です。もちろん、どのアプリを使うかはあなた次第です。しかし、電子署名機能を備えたアプリは他にも数多くあります。例えば、以下のようなものがあります。 

• PDFリーダーアプリ：デスクトップをよく使う方なら、PDF（Portable Document Format）という言葉をご存知でしょう。PDFとは、文書を格納したファイルです。 

デスクトップ版のPDFリーダーには、本来は電子署名機能を備えていないにもかかわらず、電子署名機能が搭載されていることがよくあります。頻繁に文書を扱う場合は、PDFリーダーアプリを入手するのが最善策かもしれません。 

• 電子署名アプリ： PDFリーダー以外にも、文書に電子署名を追加するために特別に設計されたアプリもあります。これらのアプリは通常PDFリーダーよりも高価ですが、頻繁に文書に署名したり電子署名を作成したりする必要がある場合に最適な選択肢です。 

電子署名機能の料金を支払う 

デスクトップ版のPDFリーダーは電子署名機能が無料だと主張するかもしれませんが、モバイルアプリでは必ずしもそうではありません。モバイルアプリでは、電子署名に2つの支払いプランが用意されている可能性があります。 

• サブスクリプションベース：ほとんどの電子署名モバイルアプリケーションはサブスクリプションベースのプランを採用しています。これは基本的に、週、月、年単位で料金を支払うことを意味します。その後は、好きなだけ文書に署名したり、署名を作成したりできます。 

一度だけの支払いで済むアプリケーションもあり、それが理想的なアプリです。 

• 文書単位：文書単位プランのモバイルアプリもあります。このプランでは、文書に署名するたびに定額をお支払いいただきます。これは、月末または年末までに1つの文書のみに署名したい方に最適です。 

ただし、すべてのPDFリーダーが電子署名機能を備えているわけではないことに注意してください。検討中のアプリケーションにそのような機能があるかどうかを確認したい場合は、検索エンジンでチュートリアルを検索してみてください。関連する検索結果が見つかった場合、そのアプリケーションにはおそらくこの機能が搭載されています。そうでない場合は、別のアプリを探す必要があります。 

電子署名を作成する 

iOSアプリをインストールし、必要な機能の料金を支払いました。あとは電子署名を作成するか、文書に署名するだけです。もちろん、アプリによって操作方法が異なるため、手順も異なる場合があります。しかし、最終的には、電子署名を作成したり文書に署名したりするには、常に2つの方法があります。 

1. 電子署名アプリを使えば、実際に文書に署名を追加することなく電子署名を作成できます。こうすることで、将来必要になった場合に備えて、いつでも電子署名を準備しておくことができます。その後は、この署名を任意の文書にアップロードするか、署名を必要とする人に送信するだけで済みます。 
2. モバイルデバイスだけで、ドキュメントをアップロードして開き、その場で署名することも可能です。また、他の人の署名が必要な場合は、アプリを使って相手に送信するだけで、相手はあなたの要求通りに署名してくれます。 

代替手段はありますか? 

モバイルデバイスで電子署名を作成して使用する別の方法はないのかと疑問に思われるかもしれません。実は、文書にデジタル署名するためにカスタマイズされたプラットフォームを使用するという方法があります。 

モバイルデバイスには少なくとも1つのブラウザアプリがインストールされている必要があるため、プラットフォームはブラウザ経由でアクセス可能でなければなりません。そのようなプラットフォームの具体的な例としてはjSignがあり、これらのプラットフォームは多くの場合、サブスクリプションベースの支払いプランを採用しています。 

結論 

願書の送付、大学入学、契約書の締結など、様々な場面で署名は不可欠です。しかし、手書きで署名し、相手に郵送するのは非常に時間がかかり、相手が署名を受け取ったかどうかも分かりません。 

そのため、頻繁に取引を行う場合は、文書にデジタル署名し、将来使用するために電子署名を作成する方法を理解しておく必要があります。